Về Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử, hiện nay việc sử dụng hóa đơn giấy tại Việt Nam đã dần thay đổi theo xu thế thế giới và việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang là một sự lựa chọn của các doanh nghiệp trước khi có Văn bản Pháp luật của Nhà nước quyết định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 1/ Tải file quyết định mẫu (Thông tư 32).
Bước 2/ Điền thông tin tương ứng vào chỗ trống
Bước 3/ In ra ký đóng mộc (scan đưa vào phụ lục)
Bước 4/ Sau khi nộp file XML thông báo phát hành hóa đơn -> Vào tra cứu, nộp phụ lục đính kèm
1. Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Tóm tắt nội dung
Auto-invoice xin giới thiệu mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử ban hành kèm theo quy định pháp luật hiện nay:
1.1. Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
| Đơn vị chủ quản:……………… Tên tổ chức………………….. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
| ………, ngày……… tháng……… năm……… |
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
| Nơi nhận: – Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…); – Như Điều 4 (để thực hiện); – Lãnh đạo đơn vị; – Lưu. | GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên) |
1.2. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Mẫu hiển thị số 01: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
| HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG | |||||||||||
| Ký hiệu: 1C21TAA Số: 123 | |||||||||||
| Ngày 02 tháng 01 năm 2021 | |||||||||||
| Tên người bán: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Điện thoại:…………………………………… Số tài khoản…………………………………………………………… | |||||||||||
| Họ tên người mua: ……………………………………………………………………………………… Tên người mua: …………………………………………………………………………………………. Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán:………………………….Số tài khoản…………………Đồng tiền thanh toán: VNĐ | |||||||||||
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thuế suất | Thành tiền chưa có thuế GTGT | Tiền thuế GTGT | Thành tiền có thuế GTGT | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7= 4 x5 | 8 =7×6 | 9 = 7+8 | |||
| Tổng tiền chưa có thuế GTGT: | |||||||||||
| Tổng tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: ………… Số tiền viết bằng chữ:……………………………………………………………………………………. | |||||||||||
| Người mua hàng (Chữ ký số (nếu có)) | Người bán hàng (Chữ ký điện tử, Chữ ký số) | ||||||||||
| (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, nhận hóa đơn) | |||||||||||
1.3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này.
– Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
– Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
– Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số;
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
1.4. Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử nêu trên phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.
1.5. Nội dung của hóa đơn điện tử
Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC:
Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ…
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:
– Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
– Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
– Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
– Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
– Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019).
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
2. Mẫu báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Auto-invoice xin giới thiệu mẫu báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 của Bộ Tài chính
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————————
BÁO CÁO VỀ VIỆC TRUYỀN HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Kỳ…….năm……
Tên tổ chức: ……………………………………………………………………
Mã số thuế: ……………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………..
Đơn vị tính: Số
| STT | Doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử | Tên hóa đơn | Ký hiệu mẫu hóa đơn | Ký hiệu hóa đơn | Từ số | Đến số | Số lượng | ||
| Mã số thuế | Tên | Địa chỉ | |||||||
| ………, ngày………tháng………năm……… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
3. Lưu giữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật
Hóa đơn điện tử là gì? Thế nào là lưu giữ hóa đơn điện tử? Các thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử? Điều kiện lưu giữ hóa đơn điện tử? Trường hợp nào được dùng miễn phí hóa đơn điện tử? Lợi ích của hóa đơn điện tử?
Trả lời:
3.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ định nghĩa về tại khoản 2 Điều 3 như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại:
– Không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
– Có mã của cơ quan thuế: Dược cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
3.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
– Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp cung cấp dịch: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Hóa đơn điện tử có mấy loại? Thời điểm lập hóa đơn là khi nào?
3.3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Dù mới chỉ được áp dụng trong một thời gian chưa dài, nhưng hóa đơn điện tử đã chứng minh được nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Có thể điểm lại một số lợi ích khi sử dụng loại hóa đơn này như sau:
– Tiết kiệm chi phí:
Khi sử dụng hóa đơn, các đơn vị không tốn chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… Theo đó, chi phí của hóa đơn điện tử ước tính chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
– Thời gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng:
Với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài click, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu, miễn là có internet; thay vì phải vận chuyển hóa đơn qua bưu điện như hóa đơn giấy.
– Có độ an toàn, chính xác cao:
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…
– Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Khi sử dụng hóa đơn này, các đơn vị không phải đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn sử dụng.
3.4. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Trước đây, những nội dung của có trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung này được quy định bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Bộ Tài chính được giao hướng dẫn những nội dung bắt buộc có trên hóa đơn và những nội dung không nhất thiết phải có. Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện nay, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về vấn đề này vẫn chưa được ban hành.
3.5. Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử
Hóa đơn được công nhận là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
– Về nội dung: Có đầy đủ nội dung bắt buộc như nêu trên;
– Về thời điểm lập hóa đơn: Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn việc việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng; Với trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
– Về định dạng hóa đơn: Theo định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.
– Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Phải nhận được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…
– Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
3.6. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.
– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
– Nếu có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.
Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn
– Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
Bước 3: Cấp mã hóa đơn
– Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.
– Hệ cấp cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua
Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.
– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên hóa đơn.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Hóa đơn được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
3.7. Thế nào là lưu trữ hóa đơn điện tử?
Hiểu một cách đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử và mức xử phạt theo quy định của Pháp luật
3.8. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữu hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:
– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Theo Nghị định, Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc 05 trường hợp sau:
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
– Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
– Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.
Tổng cục Thuế có thể thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng trên.
Theo LuatMinhKhue
Auto-invoice tổng hợp
🎯 HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THÔNG MINH AUTO-INVOICE
✅ TIẾT KIỆM 90% THỜI GIAN XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO
✅ MIỄN PHÍ THIẾT KẾ MẪU HÓA ĐƠN
✅ BẢO MẬT TỐI ƯU, CHỐNG GIẢ MẠO HÓA ĐƠN
_______________________
Tư vấn dịch vụ: 1800 6980
Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069
Email: lienhe@auto-invoice.vn
Auto-Invoice liên tục nâng cấp hệ thống không ngưng nghỉ trong thời đại chuyển đổi số. Cam kết đem lại chất lượng mỗi ngày một tốt hơn tới khách hàng. Liên hệ ngay Auto-Invoice để được tư vấn và hỗ trợ tất cả các dịch vụ liên quan tới Hóa đơn điện tử.
AUTO-INVOICE / AUTO XỊN ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️